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    任務清單不是添加而是清除,加強情緒管理

    清大總裁培訓中心 2019-01-10 新聞資訊 91

      我們許多人犯的錯誤是,幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力,加班時間更長,用“更聰明”(不管到底怎么個聰明法)的方式工作,希望有一天能把工作清單上的事情都做完,但到頭來往往是一場空。

      一位接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合伙人,我們討論的事情中,有一項就是如何在有限時間里有效應對高強度任務——客戶想要和他約時間,合伙人和其他員工需要他排憂解難,還有郵箱的“狂轟濫炸”……總之,任務清單沒有到頭的時候。

      當我們沒有足夠時間完成所要求任務時,常被建議說應該“分出輕重緩急”,好像這是解決問題的萬靈咒。但在管理工作流程過程中,我發現分出緩急的方式收效甚微,部分原因在于做起來太容易。沒錯,不是太難,就是太容易。

      我們先來下個定義:分出緩急是給事務分等級的過程,比如占用我們時間的人,任務清單上的內容,收件箱里的郵件等,要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷,但大多數情況下只是直接依靠感覺做出排列。當看到會議請求,任務清單,或是一封郵件,我們直覺上就知道這是否重要,然后我們就可以把不同的事情進行比較,并排好次序。

      問題來了。排完優先級后,我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理,而且我們會把不那么重要的事項放到“以后”來做。但是從來沒有所謂的“以后”。未完成清單從來沒有盡頭。

      我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業生涯進入某個階段,我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求,不管我們加多久班,干得多賣力。想要見我們的人從門外排到了街上,任務清單長得拖了地,收件箱從來沒有空的時候。

      關鍵在于,分出緩急是必要但不充分條件。重點在下一步,鑒別歸類。處理突發事件的醫務人員必須判斷哪些患者需要立即處理,哪些可以等一等,哪些根本無需治療,還有哪些已經沒救了。對我們普通人來說,鑒別歸類意味著不要只關注最重要的項,把不那么重要的事情放到“以后”來做,而是設下需要處理事項的臨界標準,主動忽略那些不達標的大量事務。

      分清重點

      把滿滿的收件箱、沒做完的工作清單、排在門外失望的人群視作自身工作失誤,這沒有任何幫助。這種觀點可能推動我們更努力工作,希望有一天能完成任務,但這是無用功。因為在職業的某一個階段,不管我們如何投身事業,我們所面臨的潛在挑戰總是超出我們能力所及。所以,收件箱、工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標志,證明人們需要我們的時間和關注。最終的勝利不是贏得一場戰斗,而是贏得一場戰爭:不是處理完收件箱,而是處理完收件箱里所有重要信息。不是完成清單上的所有事項,而是完成清單上全部重要事項。不是處理完所有排隊人群的問題,而是把真正重要人物的問題處理完。

      我們在“時間管理”和“個人生產力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰術上有效,但在戰略上進行鑒別歸類時就沒用了。記?。喝蝿詹皇且谐銮鍐?,而是決定哪些可以刪除,并且堅持執行。

      接著,我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題,因為這不僅僅是個認知過程。

      主動忽略

      主動忽略一些事情,拒絕一些人會產生一系列情緒問題,極大影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類方法的困難之處,但只有我們關注它的情緒維度,我們通過基本理性干預來控制工作流程的努力才會奏效。

      這個過程可能當下就在發生。當你剛讀到上面說的“不是真正重要人物”時,很可能會退縮,覺得這也太無情了。我讀到這里時也打退堂鼓,而且這還是我自己寫的!這個反應可以理解,也正解釋了為什么我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效進行鑒別歸類和成為“混蛋”之間僅有一線之隔,我們中的許多人生怕跨過這條線,寧可離這條線遠遠的。

      駕馭情緒

      要進行有效鑒別分類,須加強管理這些擔憂和其他相關情緒的能力(是管理,而不是壓抑)。正如南加州大學的神經學家安東尼奧·達馬西奧(Antonio Damasio)所寫的,情緒會“產生對于目標事實的偏見,甚至干擾做決策的支持機制,從而影響有效決策的制定?!?/p>

      但這正是我們在主動忽略一些事物時所發生的。處在鑒別歸類核心的決定會產生我們無法完全駕馭的情緒。

      當我們面對無法完成的工作要求時,我們會感到焦慮、害怕、忿忿不平甚至惱羞成怒。但是我們常常沒有充分意識或者接觸到這些情緒,以便對其有效利用。它們是我們潛意識產生的,無可避免地影響我們的行為,但很多情況下,尤其是在面對壓力時,我們無法意識到這種影響,失去了做出最佳選擇的機會。

      加強情緒管理是一個復雜的任務,但是我們可以采取以下步驟進行:

      1端正觀念情緒管理四步法

      調整思維模式,來體現情緒的重要性,以及情緒在理智思考和決策制定時的作用。我們的觀念會影響我們的體驗。

      2熱愛運動情緒管理四步法

      更關心自己的身體。定期運動,保持充足睡眠,已被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。

      3感受專注力情緒管理四步法

      參與一些需要專注力的日常事務。冥想,寫作,和其他反饋性的活動能夠加強我們控制思想的能力,幫助我們更敏銳地感知情緒,并對我們的經歷形成新的看法,從而幫助我們理解情緒的含義。

      4增加情緒詞匯情緒管理四步法

      增加我們描述情緒的詞匯量。擴大詞匯量來描述自己的情緒,不但能幫助我們更好地與他人交流,也幫助我們更好了解自我。

      我們的最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適,要能意識到對事務進行鑒別歸類會產生困難情緒。這樣面對沒完沒了的任務清單,被“轟炸”的收件箱,我們就可以和善但堅定地說“不”。

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